Kommunikation, Moderation | 6. Januar 2016

Moderations-Know-How Teil 1: Flow – wie arbeiten wir miteinander inhaltlich?

Fotograf: Stephan Röhl

In diesem ausführlichen Blog in drei Teilen möchte ich für alle aktiven und potenziellen Moderator_innen Gedanken und Ansätze vorstellen, die ich in meiner Moderationspraxis als hilfreich erfahren habe. Der Fokus liegt auf der Moderation von Arbeits- und Planungstreffen, nicht auf Event-Moderation. Ein grundlegender Unterschied ist, dass bei Arbeitstreffen alle Teilnehmer gleichwertig beitragen, bei Events aber eine Trennung in Bühne und Publikum besteht. Dieser erste Teil widmet sich der Frage, wie eine solche Moderation vorbereitet wird und wie ich die Rolle der Moderation verstehe. Hier zu Beginn ein Überblick über die Inhalte der gesamten Serie:

Inhalte:

In diesem Blog

Teil 1: Flow – wie arbeiten wir miteinander inhaltlich?
– Das Spiel beginnt vor dem Spiel: Partizipative Gestaltung und Erwartungsmanagement
– Spontanität, Partizipation und Methodenvielfalt
– Leicht bleiben: Ein klares Rollenverständnis der Moderation

Im Newsletter 2/2016
Teil 2: Spirit – wie verhalten wir uns zwischenmenschlich?
– Einfühlsames Spiegeln der Rollen und Verhaltensmuster in der Gruppe als Tür zu Wachstum und Veränderung
– Wie wird miteinander gesprochen? Die Moderation vermittelt und lebt achtsame Kommunikation

Im Newsletter 3/2016
Teil 3: Vibe – positive Identifikation in und mit der Gruppe stärken
– Den Körper als Ressource nutzen, über den die Teilnehmer_innen individuell Freude, Stärke und Wirksamkeit erleben, aber auch Akzeptanz und Gemeinsamkeit in der Gruppe erfahren können.
– Positives Framing zur Aktivierung von Ressourcen und Lösungskompetenzen. Welche Perspektive vermittelt der Moderator auf Herausforderungen, die die Teilnehmer_innen erleben?

Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren!

Teil 1: Flow – wie arbeiten wir miteinander inhaltlich?- Das Spiel beginnt vor dem Spiel

Inhaltsübersicht

  1. Partizipative Gestaltung und Erwartungsmanagement
  2. Spontanität, Partizipation und Methodenvielfalt
  3. Leicht bleiben: Ein klares Rollenverständnis der Moderation

Einleitung

Als Moderator erfahre ich immer wieder, wie wichtig Workshops und Arbeitstreffen sind. Workshops sind Orte der Begegnung für eine Bewegung, ein Team oder eine Gruppe. Diese Begegnungen sind immer auch eine Operation im und am Selbstverständnis der Gruppe, an der Rollenverteilung der Teilnehmer_innen untereinander und an den Regeln für die Kommunikation in der Gruppe. Deshalb lässt sich auch die Qualität einer Moderation nicht allein an den getroffenen Entscheidungen, einem strukturierten Prozess oder perfektem Zeitmanagement messen. Am Ende sollten nicht nur die Ergebnisse stimmen, die Begegnung sollte auch eine positive emotionale Dynamik in der Gruppe fördern.

Aus meiner Erfahrung sehe ich drei Bereiche, auf die eine Moderation Einfluss nimmt:

  1. Einen Prozess gestalten, der Ergebnisse liefert (Flow)
  2. Achtsamkeit für Kommunikation und Verhalten fördern (Spirit)
  3. Die Teilnehmer_innen empfinden sich als aktiven und wertvollen Teil einer attraktiven Gruppe (Vibe)

Spirit und Vibe sind für das Ergebnis des Workshops in Hinblick auf eine langfristige, produktive Zusammenarbeit entscheidend. Wie die Moderation Achtsamkeit und positive Gruppendynamik fördern kann wird in Teil zwei und drei der Serie Inhalt sein. Wie wir einen produktiven Flow herstellen, der Ergebnisse liefert, davon handelt dieser erste Teil dieser Serie.

Flow = Klarheit

Wie verstehe ich Flow? Flow entsteht, wenn die Moderation ihre Rolle so klar definiert hat, dass sie frei ist, sich ganz auf den Prozess zu konzentrieren. Diese Klarheit muss erstens innerlich bestehen; zweitens in den Absprachen mit der Auftraggeber_in vereinbart werden; drittens kontinuierlich während des Workshops gegenüber den Teinehmer_innen etabliert und gehalten werden. Worauf in Vorbereitung und während des Workshops geachtet werden kann, damit Klarheit entstehen kann,  lesen Sie hier.

1. Das Spiel beginnt vor dem Spiel: Partizipative Gestaltung und Erwartungsmanagement

Die meisten Moderationen finden in einem Arbeitskontext statt. Ziel einer Begegnung sind konkrete Ergebnisse, sei es Ideen zu entwickeln, zu planen, ein gemeinsames Verständnis eines Themas zu fördern oder Verantwortlichkeiten zu klären. Sowohl in der Wirtschaft als auch im Non-Profit-Bereich sind für diese Begegnungen meist nur relativ kurze Zeitfenster vorhanden. Ein Workshop dauert selten länger als einen Tag, Klausurtagungen von mehreren Tagen sind nach wie vor eine Seltenheit. Die Ansprüche übersteigen oft die Möglichkeiten. Die Moderation hat in der Vorbereitung deshalb die Aufgabe, gemeinsam mit dem Kunden einen schaffbaren Prozess zu entwickeln.

Einbeziehung aller Beteiligten

Für einen effektiven Prozess ist es deshalb sinnvoll, wenn nicht nur die mit der Vorbereitung beauftragten Mitarbeiter einbezogen werden, sondern möglichst alle Teilnehmer_innen. Falls die Führungsebene in der Veranstaltung anwesend sein wird, ist es dringend ratsam, diese in der Planungsphase persönlich einzubinden. So kann es vermieden werden, dass ein Team den Moderator einkauft, um „gegen die Führung“ zu moderieren, was mittelfristig kontraproduktiv für alle ist. Alle Teilnehmer_innen können leicht über E-Mail vorab angeschrieben werden. Auf beiden Wegen können Ansprüche und Bedürfnisse herausgearbeitet werden. Gleichzeitig hat die Moderation hier die Aufgabe, die Erwartungen der Teilnehmer_innen und Auftraggeber_innen zu steuern. Vor dem Workshop sollten alle Beteiligten – zum Beispiel durch eine Infomail kurz vor dem Workshop – eine klare Vorstellung davon haben, was der Workshop leisten kann und was nicht.

Berechtigte Ansprüche brauchen Räume

Eventuell ist es hilfreich, in der Vorbereitung für Themen, die im Workshop keinen ausreichenden Raum bekommen können, klare Orte und Zeiten festzulegen, an denen diese bearbeitet werden. Ansonsten ist es wahrscheinlich, dass diese Ansprüche sich trotzdem – jenseits des geplanten Prozesses – Raum schaffen werden. Diese Aufgabe in der Vorbereitung bezeichne ich als „Erwartungsmanagement“.

Falls ein Austausch über Erwartungen nicht im Vorfeld stattfinden kann ist es empfehlenswert, diesen zu Beginn einer Veranstaltung durchzuführen. Einige Male habe ich es erlebt, das Veranstaltungen noch einmal eine ganz andere Richtung genommen haben, nachdem die Teilnehmer_innen ihre Bedürfnisse geäußert hatten. Der liebevoll mit der Auftraggeber_in ausgearbeitete Workshop-Plan war dahin! Deshalb ist die Investition in frühzeitige Partizipation aller Teilnehmer_innen und ein aktives Erwartungsmanagement sinnvoll. Auch wenn es manchmal bedeutet, zu enttäuschen und „Nein, das halte ich in diesem Rahmen nicht für realistisch“ sagen zu müssen.

2. Methodenvielfalt, Partizipation und Spontanität

In der Vorbereitung berät die Moderation die Auftraggeber_in bei der Konzeption. Die Moderation bietet als Profi wichtige Erfahrungswerte,  wie viel Zeit für Prozesse benötigt wird. Sie stellt sicher, dass genügend Raum für gruppendynamischen Austausch, Pausen, Puffer für Unvorhergesehenes und für Energizer-Übungen eingeplant wird. Darüber hinaus bietet sie der Auftraggeber_in verschiedene methodische Formate an, die für die Aufgabenstellungen sinnvoll sind. Sei es Kennenlernen, Ideen entwickeln, Feedback geben, Diskussion oder Entscheidungsprozesse. Der fertige Ablaufplan wird versandt und liefert eine wichtige Roadmap für den Workshop. Besonders achtsam sollte das Wording sein – verstehen alle das gleiche unter den genannten Punkten? Hier bietet sich an, innerhalb des Vorbereitungsteams rückzukoppeln.

Die Moderation unterstützt die Gruppe, ihre Wahrnehmungen und Gefühle auszudrücken

Während die Moderation vor dem Workshop in der Konzeption beratend tätig ist, lenkt die Moderation während des Workshops durch den Prozess und die gewählten Methoden/Formate entsprechend des Ablaufplans. Zusätzlich gilt es, kontinuierlich zu beobachten, ob die gewählten Methoden und der laufende Prozess im Einklang mit den Bedürfnissen der Gruppe sind. Eine Moderation muss hierzu fähig sein, auf die eigenen Gefühls-Antennen zu hören. Wie geht es der Gruppe gerade? Sind alle mit dabei? Ziehen sich Einzelne zurück? Die Moderation vertraut den eigenen Wahrnehmungen und Gefühle und drückt sie aus – oder lädt die Gruppe ein, dies in passenden Formaten zu tun. Hierzu kann die Moderation die eigene Wahrnehmung der Gruppe spiegeln und darauf aufbauend rückfragen: „Ich schaue hier in grimmige Gesichter, war das Mittagessen schlecht oder kann es sein, dass es gerade für Euch nicht befriedigend ist, wie wir arbeiten?“ Die Moderation nutzt eine Methode wie das Blitzlicht oder eine Skalen-Aufstellung im Raum, um ein Stimmungsbild einzufangen. Aufbauend auf diesem Feedback sind nun Spontanität und Methodenvielfalt gefragt.

Als Expert_in für den Prozess Optionen anbieten

Es ist die Aufgabe der Moderation, nun mehrere Angebote zu machen, wie fortgefahren werden könnte. Erst durch eine Auswahl an Optionen können die Teilnehmer_innen entscheiden. Entscheiden zu können, den Prozess gestalten zu können ist eine wichtige Quelle der Motivation für die Gruppe. Gleichzeitig verdeutlichen diese Entscheidungsmomente die Rolle der Moderation als Prozessexpert_in. Die Prozessexpert_in bietet an, hat auch eine persönliche Meinung, drückt aber keine Methode durch. Friss oder stirb ist keine gute Lösung.

Folgen transparent machen

Wichtig ist es auch, Konsequenzen der unterschiedlichen Entscheidungen aufzuzeigen: „Wir können jetzt in diese Diskussion einsteigen. Das hat aber die Folge, dass wir nicht zu Punkt a) arbeiten und wahrscheinlich auch am Ende kein Raum für das Thema X ist.“ Viele Diskussion finden hier ein rasches Ende, weil die „Kosten“ für eine Änderung des Plans deutlich werden. Eventuell ist es auch sinnvoll, hier das Vorbereitungsteam einzubeziehen, um den hinter dem Aufbau des Workshops stehenden Plan zu vermitteln. Die Moderation hält fest, wann, wo und wie an offen bleibenden Themen gearbeitet werden wird und wer dafür das Zepter trägt.

Falls es zu viel Zeit nimmt, bleibt der Themen-Parkplatz, ein Poster für offene Punkte. Dies kann entweder am Ende von der Moderation oder im Nachhinein vom Vorbereitungsteam aufgearbeitet werden. Oft lässt sich durch eine oder mehrere dieser Maßnahmen die Motivation der Gruppe für ein Thema wieder herstellen.

Die Moderation handelt nicht eigenmächtig

Partizipative Gestaltung bedeutet im krassesten Ausdruck, dass jedes Handeln der Moderation durch ein Votum der Teilnehmer_innen gesichert ist. Die Moderation handelt nicht eigenmächtig. Sie sammelt Vorschläge und ergänzt diese durch eigene Möglichkeiten, diese bietet sie der Gruppe zur Entscheidung an. Das betrifft zuallererst die Grundregeln der Kommunikation, von der Rednerliste über Banalitäten wie Pünktlichkeit, keine Laptops bis zu Partizipation am Prozess und gewaltfreier Kommunikation. Es betrifft ein Ja der Gruppe zum Ablaufplan, ein Ja nach jeder Einführung in eine Methode, ein Ja zu jeder Änderung des Ablaufplans und ein Ja der Gruppe zum Umgang mit einer neuen Eingabe durch eine Teilnehmer_in. Immer muss die Moderation für die Gruppe transparent machen, wie sie den Prozess steuert, was mit Inhalten geschieht und warum dies so geschieht. Zwar ist es für die Moderation zu Beginn mühselig, sich laufend der Zustimmung der Gruppe zu versichern. Aber dadurch entsteht rasch Vertrauen der Teilnehmer_innen in den Prozess. Und mit diesem Vertrauen kann dann gemeinsam gearbeitet werden. Die Moderation bleibt leicht in dem Sinne, dass sie selbst keine Verantwortung für Inhalte und Ziele übernimmt – indem sie zum Beispiel bestimmte Äußerungen wegdrückt, aber andere hervorhebt.

3. Leicht bleiben: Ein klares Rollenverständnis der Moderation

Moderation sollte leicht sein. Leicht in dem Sinne, dass der Moderation ganz bewusst für den Prozess, nicht für das Ergebnis verantwortlich ist. Die Rolle der Moderation ist eine begrenzte und eine dienende. Die Moderation darf inhaltlich und persönlich nichts wollen, sie dient der Gruppe, indem sie den Prozess schützt! Die Moderation hat dadurch klare Grenzen. Eine Beispiel: Eine Gruppe hält sich nach wiederholter Aufforderung nicht an den vereinbarten Prozess und die vereinbarten Regeln der Kommunikation. Die Teilnehmer_innen fangen an, sich gegenseitig ins Wort zu fallen, sich verbal zu verletzen oder andere – vorab vereinbarte – Grundregeln nicht einzuhalten. Jetzt sollte die Moderation unmissverständlich deutlich machen, dass die Gruppe es ihr unmöglich macht, den Prozess zu schützen. Unter diesen Bedingungen kann eine Moderation nicht mehr stattfinden. Die Moderation bleibt dabei aber leicht, sie wird nicht wütend oder verzweifelt.

Die Moderation „stirbt“ mit dem Prozess

Denn im Gegensatz zu den Teilnehmer_innen kämpft die Moderation nicht für eine Erreichung der Ziele oder für den Erfolg der Veranstaltung (den korrekten Ablauf) um jeden Preis. Sie schützt und verkörpert einen produktiven, transparenten, achtsamen und partizipativen Prozess. Wenn dieser durch die Teilnehmer_innen zerstört wird, „stirbt“ auch die Moderation. Das hört sich drastisch an. Aber im Umkehrschluss schafft die Moderation auf diese Art elementares Vertrauen bei allen Teilnehmer_innen. Ich habe noch keine Gruppe erlebt, die in diesem Moment nicht bereit war, wieder in einen gemeinsamen Prozess einzusteigen.

Fazit

Auf den Punkt gebracht: Die Zusammenarbeit erfolgt in einem klaren Auftragsverhältnis. Hier muss unterschieden werden zwischen der (finanziellen) Auftraggeber_in und dem Auftrag der aktuellen Teilnehmer_innen auf der Veranstaltung. Damit die Moderation „leicht“ sein kann und ihre Rolle kreativ, spontan und fließend, also auch mit Freude durchführen kann, muss sie mit beiden Parteien in Wort und Tat Klarheit über ihre Rolle herstellen.

Gegenüber der Auftraggeber_in muss Klarheit darüber bestehen, dass

a) der Erfolg nicht garantiert werden kann, sondern nur ein Prozess
b) die Veranstaltung erfolgversprechend von dieser Moderation durchgeführt werden kann, sofern der Auftraggeber in der Konzeptionsphase auf die Anregungen der Moderation eingeht
c) die Moderation nicht gegen, sondern immer mit und für die Teilnehmer_innen moderiert. Eine Moderation zur Durchsetzung von Partikularinteressen ist nicht nur manipulativ, sondern auch mittelfristig kontraproduktiv.

Gegenüber den Teilnehmer_innen muss Klarheit bestehen über

a) die transparente und partizipative Gestaltung des Prozesses in jedem Moment
b) gemeinsam vereinbarte Regeln für Kommunikation
c) die Grenzen der Moderation

Damit ist sicher nicht alles getan, aber die Basis für produktives Arbeiten der Moderation ist gelegt. Denn die Moderation arbeitet jetzt nicht gegen Widerstände, sondern schafft den vorhandenen Energien Wege. Als Bild eignet sich die Vorstellung, wie eine Aikidomeister_in einen Angriff fließend passieren lässt. Denn genau wie im Aikido stellt sich auch die Moderation nicht der Kraft entgegen, sondern gibt ihr eine Bahn, in der sie laufen kann.

Ich hoffe dass dieser Blog für Moderationsinteressierte einige Anregungen für die praktische Arbeit geben kann!

Ich freue mich sehr über Fragen, Anregungen und Diskussionen! Im Newsletter 2/2016 geht es weiter.

Bis dahin viel Spaß beim Moderieren!

Herzliche Grüße

Daniel Unsöld

Und das ist das Thema des zweiten Teils der Serie Moderations-Know-how:

Teil 2: Spirit – wie verhalten wir uns zwischenmenschlich?

– Einfühlsames Spiegeln der Rollen und Verhaltensmuster in der Gruppe als Tür zu Wachstum und Veränderung
– Wie wird miteinander gesprochen? Die Moderation vermittelt und lebt achtsame Kommunikation

 Foto: Stephan Röhl

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